Mode opératoire
EBP Gestion commerciale


    SOMMAIRE

    1. CREER ET METTRE A JOUR LES FICHIERS DE BASE
    2. SAISIR DES DONNEES RELATIVES AUX ACHATS
    3. SAISIR DES DONNEES RELATIVES AUX VENTES
    4. CONSULTER LES DONNEES ET GERER LES STOCKS
    5. IMPRESSIONS
    6. TRANSFERER LA GESTION COMMERCIALE VERS LA COMPTABILITE


  1. CREER ET METTRE A JOUR LES FICHIERS DE BASE.
    1. Créez la société.
      • Dossier - Nouveau.
      • Créer un nouveau dossier vierge - Bouton suivant.
      • Saisir la raison sociale : (le nom de la société) - Bouton Suivant.
      • Contact dans la société - Bouton Terminer.
      • Vous accédez au Menu général. (les fichiers d'identité de la société sont mis à jour).
    2. Créer les taux de TVA
      • Dossier/Propriétés
      • Rentrer le taux de TVA.
    3. Créer les journaux comptables (en vue du transfert)
      • Dossier/Propriétes
      • Préférences/Comptabilité
      • Créer les journaux comptables.
    4. Créer les tarifs de vente.
      • Il existe 2 possibilités :
      • Soit Dossier/Propriété.
        • Préférence
        • paramétrage des tarifs de vente.
      • Soit Fichier/Famille d'article (ou Fichier/article)
        • Onglet Coefficients/Arrondis
        • Créer un coefficient de vente.
      • Affecter un tarif de vente à une famille de clients (ou à un client)
        • Fichier- Famille Client (ou Fichier - Clients)
        • onglet "Général" / tarif appliqué.(si F.client = onglet Vente)
    5. Créer les modes de règlements
      • Fichier - Modes de règlement.
      • Rentrer le code (30FM10), type (lettre change), libelle (traite 30j fm le 10)
      • Echéance - Jours(30), fin de mois, le 10.
    6. Créez le fichier fournisseurs
      • Fichier - Fournisseurs
      • Clic droit (au milieu du tableau vide) - Nouveau.
        [autres possibilités pour créer : F2 ou touche inser]
      • Rentrer le code - puis cliquez sur les onglets adresse, banque, compte, achat.
      • Enregistrez cette fiche fournisseur en cliquant sur l'icône "X" en haut à droite de "Fournisseurs".
    7. Créez le fichier clients
      • Fichier - clients
      • Clic droit (au milieu du tableau vide) - Nouveau.
        [autres possibilités pour créer : F2 ou touche inser]
      • Rentrer le code - puis cliquez sur les onglets adresse(facturation/livraison), banque, compte, vente.
      • Enregistrez cette fiche client en cliquant sur l'icône "X" en haut à droite de "clients".
    8. Créer le fichier des commerciaux
      • Fichier - commerciaux
      • Clic droit (au milieu du tableau vide) - Nouveau.
        [autres possibilités pour créer : F2 ou touche inser]
      • Rentrer le code - Nom - Prénom - Qualité -Région.
      • Sur l'onglet "Formule de commission"
        • Base de calcul (sur la marge, le CA, ou le CA encaissé)
        • Appliquer une commission globale sur chacune des pièces.
        • Tranches du CA
        • Pourcentage du CA...
    9. Créez le fichier articles
      On peut saisir tout d'abord une famille d'articles, puis ensuite les articles à proprement parler. La famille d'articles permet d'accélérer la création de nouveaux articles en appliquant par défaut, les paramètres définis dans la Fiche Famille.
      Les articles et les familles d'articles peuvent être crées directement sous le menu Fichier - Articles.

      1. Créer la Famille d'Articles
        • Fichier - Famille d'Articles
        • Clic droit (au milieu du tableau vide) - Nouveau.
          [autres possibilités pour créer : F2 ou touche inser]
        • Saisir le code de la Famille, son libellé.
        • Sur l'onglet TVA/TPF saisir le taux de TVA sur ventes.
        • Saisir sur l'onglet Généralités.
        • Enregistrez cette fiche Famille d'Articles en cliquant sur l'icône "X" en haut à droite de "Famille d'Articles".
      2. Créer les Articles
        • Fichier - Articles
        • Clic droit (au milieu du tableau vide) - Nouveau.
          [autres possibilités pour créer : F2 ou touche inser]
        • Saisir les articles :
          • Onglet Tarifs
          • Onglet Complément
          • Onglet Fournisseurs(code du fournisseur principal)
        • Attention, la quantité initiale doit être rentrée dès la création de l'article (zone non modifiable après enregistrement)
        • Enregistrez cette fiche Articles en cliquant sur l'icône "X" en haut à droite de "Articles".
      3. Gérer des remises quantitatives (selon qtité ou selon ca)
        1. Menu Fichier/Code Remises
          • Clic droit (au milieu du tableau vide) - Nouveau.
            [autres possibilités pour créer : F2 ou touche inser]
          • Sélectionner le type de remise (sur vente ou sur achat)
          • Saisir le code (1 par exemple), avec le libellé (remise quantitative par ex.)
          • ligne 1 = " à partir de " = inscrire les tranches ou palier de CA
          • les lignes suivantes, inscrire les taux correspondants.
        2. Menu Fichier/Articles
          • Double cliquer sur l'article concerné,
          • onglet "Complément"/ grille de remise
          • Sélectionner le code de remise (1 par exemple qui vient d'être créé.)
          • clic sur la croix pour sauvegarder.
        3. Mise à jour des fichiers (par le recalcul des données)
          • Menu Outils.
          • Recalcul des données.
      4. Gérer les réapprovisionnements
        • Notions de stock mini, stock d'alerte, multiple de réappro.
          • Stock mini = EBP entend içi "la Qtité mini à avoir en stock juste après le réapprov."
            (En théorie, le stock mini= Qtité consommée pendant le délai de livraison.)
          • Stock d'alerte = Qtité qui déclenche une commande.
          • Multiple de réapprovisionnement = La cde se fait par lot, donc donner içi la Qtité du lot.
        • Fichier - Articles
          • Onglet Fournisseurs
          • Rubrique Réapprovisionnement.
      5. Mettre à jour le fichier article (tarif...)
        • Menu Général "Stock", puis "Mettre à jour tarif"
        • Suivre et sélectionner parmi les options proposées (...tous les articles...)
        • Validez
    10. Sauvegardez
      • Dossier - Sauvegarde
      • "GESTION COMMERCIALE 5" - Suivant
      • "nom de la société" à sauvegarder.
      • sur un disque amovible (une disquette) ou dans un fichier (sur le disque dur) - Suivant
      • Attendre que le logiciel ait terminé l'enregistrement des fichiers avant de quitter


  2. SAISIR DES DONNEES RELATIVES AUX ACHATS
    1. Saisir une commande fournisseur
      • Achat - Commande
      • onglet "en-tête" : rechercher le code du fournisseur,
      • onglet "corps" : inscrire la quantité.
      • onglet "pied" : rq : si la remise passe de 10 à 20%, modifier remise à 20%
        (ne pas inscrire remise sup.=10% car celle-ci se déduit après la 1ère remise)
    2. Transférer une commande fournisseur en bon de réception
      • Achat - Commande
      • Sélectionner la commande, puis "Transférer" en BL
      • Attention à la date avant de valider.
    3. Transférer un bon de réception en facture fournisseur
      • Achat - Commande
      • Sélectionner le bon de livraison, puis "Transférer" en facture.
      • Attention à la date avant de valider.
  3. SAISIR DES DONNEES RELATIVES AUX VENTES
    1. Creez la société (restaurez la société si nécéssaire)
      • Dossier - Restauration
      • Sur un disque/Dans un fichier - Suivant
      • Cochez le carré à côté de la société. - Suivant
      • Restaurez tous les fichiers (recommandé) - Suivant
      • Donner le chemin - Suivant
      • Terminer
    2. Créez et imprimez le bon de livraison destiné à un client, et validez ce BL après contrôle.
      • Menu général Ventes
      • Nouvelle pièce
      • Bons de livraison
      • OK
      • Bouton à droite Nouvelle
      • Sur l'onglet En-Tête, saisir le code du client (ou rechercher par clic sur le petit livre ouvert)
      • Onglet Corps, saisir le code de l'article, la quantité.
      • Onglet Pied, vérifier que le total HT, TVA, et total TTC s'est correctement inscrit.
      • Onglet Infos, éventuellement pour inscrire des remarques concernant la livraison( lieu, date, personne...)
      • Enregistrez ce BL en cliquant sur l'icône "X" en haut à droite de "Bon de livraison".
    3. Créez et imprimer une livraison partielle (à partir d'1 commande)
      • Menu général Ventes
      • Sélectionner Livraison globale ou partielle des commandes client.
      • Sélectionner la commande concernée
      • Activer la case "partielle",
      • Saisir la quantité effectivement livrée, dans la colonne "Qtité à livrer".
        Le logiciel active la case "livrée partiellement" (dans l'écran commande)
    4. Créez et imprimez et validez la facture destinée au client.
      • Menu général Ventes
      • Nouvelle pièce
      • Facture
      • OK
      • Bouton à droite Nouvelle
      • Sur l'onglet En-Tête, saisir le code du client (ou rechercher par clic sur le petit livre ouvert)
      • Onglet Corps, saisir le code de l'article, la quantité.
      • Onglet Pied, vérifier que le total HT, TVA, et total TTC s'est correctement inscrit.
      • Onglet Infos, éventuellement pour inscrire des remarques concernant la Facture ( lieu, date, paiement, personne...)
      • Onglet Règlement, saisir le mode de règlement.
      • Onglet Echéances, saisir éventuellement une nouvelle échéance ou un paiement échelonné pour cette facture.
      • Enregistrez cette facture en cliquant sur l'icône "X" en haut à droite de "Nouvelle facture".
    5. Créez et imprimez et validez un avoir destinée au client.
      • Menu général Ventes
      • Nouvelle pièce
      • Facture
      • OK
      • Bouton à droite Nouvelle
      • Sur l'onglet En-Tête, saisir le code du client (ou rechercher par clic sur le petit livre ouvert)
      • Onglet Corps, saisir le code de l'article, la quantité NEGATIVE (exemple:-2);.
      • Onglet Pied, vérifier que le total HT, TVA, et total TTC s'est correctement inscrit.
      • Onglet Infos, éventuellement pour inscrire des remarques concernant l'avoir ( lieu, date, paiement, personne...)
      • Onglet Règlement, saisir le mode de règlement.
      • Onglet Echéances, saisir éventuellement une nouvelle échéance ou un paiement échelonné pour cette facture.
      • Enregistrez cette facture en cliquant sur l'icône "X" en haut à droite de "Nouvelle facture".
        Dans la case AVOIR,
        • Clic 1 fois (un v s'affiche) = donne la liste des avoirs,
        • Clic 2 fois (carré vert) = donne la liste des factures avec les avoirs
        • Clic 3 fois (case vide) = liste des factures seules.
    6. Transférer un bon de livraison en facture clien
      • Sélectionner Menu Ventes et Bon de livraison.
      • un menu apparait, sélectionner le bon de livraison à transférer;
      • Cliquer sur le bouton Transférer
      • Régler la date puis OK, le transfert Bons de livraison a eu lieu
      • Sélectionner éventuellement d'autres transferts. et vérifiez dans le menu facture le(s) transfert(s) effectué(s)
    7. Saisir un règlement client
      • A partir du menu général Opérations
      • menu Règlement client.
        Rq: le logiciel charge alors 2 fenêtres : la liste des clients et la fiche règlement.
        2 onglets "Clients" permet d'accéder à ces fenêtres.
      • Aller sur la liste de clients et sélectionner celui qui est concerné,
      • sur l'onglet Clients (l'autre fenêtre), le montant dû apparaît (en rouge),
      • Rentrer le montant du règlement.
    8. Saisir un règlement client comptant.
      • Après la saisie de la facture (en-tête, corps et pied), aller dans l'onglet Règlements.
      • Sélectionner le mode de règlement, la date et le montant.
    9. Remise en banque d'un règlement client
      • Aller dans Menu général/ Opérations,
      • Dans le sous-menu, Remise en banque(clients),
      • Renseigner la banque (où l'on fait la remise) et la date (de la remise)
      • faire un clic droit pour faire apparaître un menu contextuel et sélectionner Valider.
      • Un menu apparaît et propose "imprimer".


  4. IMPRESSIONS


  5. CONSULTER LES DONNES ET GERER LES STOCKS
    1. Editer l'état du stock
      • Menu principal
      • Impressions
      • Stock
      • Etat du stock

    2. Editer la liste des articles à réapprovisionner
      • Menu général/ Impressions
      • puis Stock/Réapprovisionnement
      • sélectionner le stock (soit virtuel, partiel ou réel)
    3. Saisr une entrée en stock
      • Au menu général Stock
      • Sélectionner Entrées.
      • Régler la date avant d'appuyer sur le bouton Nouvelle
      • Saisir Code Articles et la quantité correspondante.
      • Flèche vers le bas pour ouvrir une nouvelle ligne.
        (important pour prendre en compte l'entrée de cet article).
      • Enregistrez cette Entrée en cliquant sur l'icône "X" en haut à droite de "Entreée de stock".
    4. Editer les statistiques
      • Faire recalculer les montants avant l'impression des statistiques.
        Outils/Recalcul des données.
      • Impressions/statistiques/Clients....

    5. Réapprovisionnement automatique
      Le réapprovisionnement automatique est possible uniquement si vous avez indiqué un fournisseur dans la fiche de l'article dans l'onglet fournisseurs.
      Lors du réapprovisionnement, le logiciel prend automatiquement le fournisseur pour lequel vous avez coché la case Fournisseur Principal.
      • Menu Achats
      • Commande Réapprovisionnement Automatique
      • Vous entrez alors en mode assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre.
      • Cocher "tous les articles"
      • Bouton suivant
      • Saisir la date de commande à générer
      • Cocher "Tenir compte des commandes clients et fournisseurs".
      • Bouton Terminer
      • Cliquer sur oui pour confirmer l'opération
      • La liste des commandes générées s'affiche.
      • Une modification est possible.
      • Cocher chaque commande avant de les imprimer

  6. TRANSFERER LA GESTION COMMERCIALE VERS LA COMPTABILITE
    1. Transfert dans un fichier texte ASCII
      • Opération/Transfert en comptabilité
      • Sélectionner la période (dates) des pièces à exporter
      • Dans la rubrique "comptabiliser" = ventes/achats/paiements clients ou fr.
      • Transfert / fichier texte
    2. Enregistrement direct dans les journaux EBP compta :
      • Cette phase ne peut être réalisée qu'après avoir créé et paramétré le dossier comptable sur le logiciel EBP comptabilité sur votre disque dur.
      • Création de la société dans EBP Compta :
        • Dossier/Nouveau
        • activer "créer un nouveau dossier vierge".
        • activer "placer les dossiers de compta dans un dossier créé par un autre logiciel EBP".
        • Parcourir (pour rechercher le répertoire où se trouve la sté créée par EBP gestion)
      • Paramétrage du dossier dans EBP Gestion :
        • Dossier/Propriété/Préférences
        • Comptabilité
        • Cliquer sur Dossier comptabilité.
        • Rechercher la société dans le répertoire

      • Le transfert vers Comptabilité = mode opératoire
        • Menu Opérations (du logiciel EBP Gestion Commerciale)
        • Commande Transfert en comptabilité.
        • Indiquer la période des opérations à transférer.
        • Selectionner le type d'opérations &agarve; transférer (ventes, achats...)
        • OK pour valider le transfert comptable dans le dossier EBP Comptabilité:.

      • Lorsque vous lancez EBP Comptabilité, le logiciel intègre automatiquement les écritures dans les journaux correspondants.